การจัดการความรู้ หมายถึง
กระบวนการในการสร้างและเปลี่ยนแปลงสิ่งที่เราทราบเข้าไปใช้ในการทำงาน เพื่อทำให้องค์การมีการทำงานที่ดีขึ้นหรือมีประสิทธิผลยิ่งขึ้น
เช่น จากความรู้เป็นการกระทำ จากนวตกรรมไปสู่การเปลี่ยนแปลง
กระบวนการจัดการเรียนรู้ (Knowledge Process)
นักวิชาการทางด้านการจัดการความรู้แบ่งขั้นตอนกระบวนการจัดการความรู้แตกต่างกัน เช่น Turban et al (2004) แบ่งกระบวนการจัดการความรู้ไว้
6 ขั้นตอน คือ การสร้างความรู้ การกำหนดและรวบรวมความรู้ การนำไปสู่การปฏิบัติ การจัดเก็บความรู้ การจัดการความรู้ การเผยแพร่ อย่างไก็ตามกระบวนการสำคัญที่เรามักได้รับมักกล่าวถึง 3 ขั้นตอนหลัก คือ
1. การสร้างความรู้
(Knowledge Creation ) หรือการแสวงหาความรู้ (Knowledg Acquisiton ) (Holsapple&Joshi 2001)
เป็นกิจกรรมขององค์การที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อแสวงหาหรือสร้างความรู้ใหม่ขึ้น Brown & Dugaid (1998)
กล่าวว่าความรู้จะเกิดขึ้นคนทำงาน
ด้วยกันในกลุ่มซึ่งมีความสัมพันธ์กันอย่างเหนียวแน่น โดยการสร้างความร่วมมือ และการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคลต่างๆTakeuchi&Nonaka(2004) ได้แบ่งรูปแบบการสร้างความรู้เป็น 4 ประเภท คือ
1. การสร้างปฏิสัมพันธ์ทางสังคม (Socialzation) คือ การสร้างความรู้แบบไม่ชัดแจ้งเป็นความรู้แบบไม่ชัดแจ้ง โดยการแลกเปลี่ยนประสบการณ์
การฝึกอบรม และการแนะนำ เช่น การแลกเปลี่ยนประสบการณ์ในการจัดทำประมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานต่างๆ
2. การปรับเปลี่ยนสู่ภายนอก (Externalization) คือ การพูดหรือบรรยายความรู้แบบไม่ชัดแจ้งเป็นความรู้แบบไม่ชัดแจ้ง โดยการใช้อุปมาอุปมัย
การเปรียบเทียบ และการใช้ตัวแบบ เช่น การนำประสบการณ์จากการไปเห็นหน่วยงานต่างๆ ซึ่งมีคอมพิวเตอร์ในที่ทำงานเป็นจำนวนมาก
แต่การใช้ประโยชน์ยังน้อยมาก จึงมีการเปรียบเทียบว่ามีคอมพิวเตอร์เป็นเสมือนเฟอร์นิเจอร์ทที่มาประดับห้องทำงานเท่านั้น การเปรียบเทียบดังกล่าวช่วย
ทำให้มองเห็นภาพได้ง่ายขึ้น
3. การปรับเปลี่ยนสู่ภายใน ( Internalzation) คือ การสร้างความรู้แบบชัดแจ้งให้เป็นความรู้แบบไม่ชัดแจ้ง โดยการเรียนรู้จากการปฏิบัติ ศึกษาจากความรู้ที่ได้เขียนไว้ในคู่มือ เอกสาร เพื่อเพิ่มพูนทักษะให้สูงขึ้น เช่น การซื้อตำราโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อนำมาฝึกฝนจนเกิดความชำนาญขึ้น
4. การผสมผสาน (Combination) คือ การสร้างความรู้แบบชัดแจ้งให้เป็นความรู้แบบชัดแจ้ง โดยการรวบรวมหรือบูรณาการองค์ความรู้ หรือสังเคราะห์ ความรู้ที่มีอยู่เพื่อให้เกิดองค์ความรู้ใหม่ขึ้นมาเช่น การนำองค์ความรู้ของวิชาคอมพิวเตอร์มาผสมผสานกับความรู้ด้านองค์การและการจัดการเกิดเป็น
องค์ความรู้ในวิชาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
2. การประมวลความรู้
วัตถุประสงค์ของการประมวลความรู้ คือ การจัดความรู้ให้อยู่ในรูปแบบที่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้และนำไปประยุกต์ใช้ได้อย่างสะดวก นักวิชาการบางท่านจะเรียกขั้นตอนนี้ว่าเป็นการให้รหัส (Cocify) ความรู้ เพื่อนำไปเก็บและนำมาใช้ใหม่ได้ในภายหลัง หลักการในการประมวลความรู้ที่สำคัญมี 3 ประการ คือ (Davenport &Prusak ,1998)
1. กำหนดขอบเขตและเนื้อหาของความรู้ที่ต้องการประมวล
2. กำหนดแหล่งที่มาของความรู้ดังกล่าว รวมทั้งระบุกลไกและสื่อสำหรับรวบรวมความรู้ เวลาและความถี่ในการประมวลและปรับปรุงให้ทันสมัย
3. ระบุวิธีการและเครื่องมือในการเข้าถึงและดึงความรู้ที่ได้ประมวล
ความรู้แบบไม่ชัดแจ้งมักได้รับการประมวลและเก็บไว้ในความจำของบุคคล
ส่วนความรู้แบบชัดแจ้งมักได้รับการประมวลและเก็บไว้ในเอกสาร
หรือแฟ้มการจัดการความรู้ขององค์การส่วนใหญ่เน้นที่การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการรวบรวม เก็บ และดึงความรู้แบบชัดแจ้งขององค์การ
3. การใช้ความรู้ (Knowledge Utilization )
คุณค่าของความรู้อยู่ที่การนำไปใช้ ( Fahey & Prusak,1998) โดยเฉพาะเมื่อมีการประยุกต์ความรู้เพื่อสร้างความสามารถและนำไปปฏิบัติให้เกิดผล ดังนั้น การสบับสนุนและการเพิ่มการใช้ความรู้จึงน่าจะเป็นส่วนที่ให้ความสำคัญขององค์การในการจัดการความรู้เมื่อมีการสร้างความรู้
และมีการประมวลความรู้แล้วความท้าทายอยู่ที่การประยุกต์ความรู้นั้นและการถ่ายโอนจากแหล่งที่สร้างความรู้ไปยังที่ที่ต้องการใช้ความรู้ดังกล่าว
ประเภทของความรู้มีผลต่ออัตราการถ่ายโอนความรู้เช่นเดียวกับกลไกในการถ่ายโอน โดยทั่วไปความรู้แบบไม่ชัดแจ้งมีอัตราการถ่ายโอนช้ากว่า
ความรู้แบบชัดแจ้งความรู้แบบไม่ชัดแจ้งจะถ่ายโอนได้ดีโดยการใช้รูปแบบของความร่วมมือการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ และปฏิสัมพันธ์ของบุคคลอย่างต่อเนื่องส่วนความรู้แบบชัดแจ้งจะถ่ายโอนได้อย่างมีประสิทธิผลหากได้ใช้ช่องทางการติดต่อหรือการใช้ปฏิสัมพันธ์อย่างไร
ก็ตามการถ่ายโอนไม่จำเป็นต้องนำไปสู่การดูดซับและใช้ความรู้แต่การถ่ายโอนความรู้ที่มีประสิทธิผลจะเป็นขั้นตอนแรกที่จะนำไปสู่การใช้ความรู้
เป้าหมายของ KM
เพื่อพัฒนางาน ให้มีคุณภาพและผลสัมฤทธิ์ยิ่งขึ้น
เพื่อพัฒนาคน คือ ผู้ปฏิบัติงาน
เพื่อพัฒนา ฐานความรู้ ขององค์กรหรือหน่วยงาน เป็นการเพิ่มพูนทุนความรู้หรือทุนปัญญาขององค์กร ซึ่งจะช่วยทำให้องค์กรมีศักยภาพในการ ฟันฝ่าความยากลำบากหรือความไม่แน่นอนในอนาคตได้ดีขึ้น
ประโยชน์ของ KM
ปรับปรุงประสิทธิภาพ และเพิ่มผลผลิต ให้กับทุกภาคส่วนขององค์กร
สร้างนวัตกรรมและการเรียนรู้รวมถึงการส่งเสริมให้แสดงความคิดเห็นและแลกเปลี่ยนความรู้ได้อย่างเต็มที่
เพิ่มคุณภาพและลดรอบเวลาในการให้บริการ
ลดค่าใช้จ่าย โดยกำจัดกระบวนการที่ไม่สร้างคุณค่าให้กับงาน
ให้ความสำคัญกับความรู้ของพนักงานและให้ค่าตอบแทนและรางวัลที่เหมาะสม
